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POLÍTICA DE CANCELAMENTO

A organização de um evento de ultraciclismo implica uma preparação logística que antecede em vários meses o arranque do evento, assim como de compromissos com as entidades parceiras. A organização não pode ficar financeiramente comprometida e afetada no planeamento das suas atividades por causa de quem não estabeleça um compromisso consistente com a preparação e participação num evento com estas características. Para além disso, não sendo um evento de escala/com dimensão significativa em termos de número de participantes, a desistência de alguns inscritos tem um impacto relevante na organização. A título exemplificativo, se desistirem 5 inscritos do total de 30 é o equivalente a desistirem 500 num granfondo que tenha 3.000 inscritos.   

No entanto, também estamos cientes que, do ponto de vista do participante, os imprevistos e situações não controláveis podem acontecer numa janela de vários meses.

Neste sentido, está disponível um 'seguro de cancelamento' (por mais 30€) que dá a possibilidade de se obter um reembolso de 100% do valor da fee (150€). O 'seguro de cancelamento' destina-se aos casos em que os inscritos enfrentem circunstâncias específicas que não lhes permitam participar, nomeadamente uma lesão física ou doença, uma situação inesperada de desemprego ou a morte de um familiar próximo. A fee de registo com o seguro de cancelamento tem o valor de 180€ (150€ + 30€ = 180€). Não reembolsaremos os inscritos que não tenham o 'seguro de cancelamento'. Porém, caso tenhamos esgotado as 50 vagas disponíveis, transferiremos a inscrição para a edição seguinte.

Tratando-se, na verdade, de um fundo dos participantes que acionaram esta opção, exige-se uma gestão criteriosa e rigorosa. Deste modo o 'seguro de cancelamento' assegurará a devolução da fee mediante as seguintes condições:

- por lesão física ou doença que impossibilite a participação no evento; uma situação inesperada de desemprego do participante; ou a morte de um familiar próximo;

- apresentação de documento comprovativo das situações válidas, respetivamente: certificado médico que fundamente a inaptidão para participar no evento; documento do Instituto de Emprego e Formação Profissional que comprove situação de desemprego; certificado de óbito; 

- o valor do 'seguro de cancelamento' é de 30€, sendo que 5€ dos 30€ serão utilizados para despesas de gestão bancária e administrativa; 

- a devolução incide sobre o valor da fee e não inclui o valor do próprio 'seguro de cancelamento' (portanto, devolução máxima de 150€ por inscrito);

- a devolução total do valor da fee está dependente da liquidez do fundo: por cada 6 registos com 'seguro de cancelamento' é assegurada a devolução da fee a 1 registo cancelado;

- não existindo liquidez suficiente, procurar-se-á a devolução na proporção possível (ex: existindo 3 registos com 'seguro de cancelamento' (25€ x 3) é assegurada a devolução de 75€ da fee de 1 registo cancelado);

- as devoluções serão efetuadas após a data de término do evento: de 13 de Junho de 2024 a 17 de Junho de 2024; 

- caso o fundo dos participantes que acionaram o 'seguro de cancelamento' tenha liquidez após as devoluções, o valor será guardado e utilizado para (co)financiar a participação de pessoas de grupos com representação reduzida (como mulheres ou de pessoas de grupos étnicos desfavorecidos) na edição seguinte do Heading SouthWest.

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CANCELATION POLICY

Organizing an ultracycling event involves logistical preparation that precedes the start of the event by several months, as well as commitments with partners. The organization cannot be financially compromised and affected in the planning of the activities because of who does not establish a consistent commitment to prepare and participate in an event with these characteristics. Furthermore, as it is not an event of significant scale/dimension in terms of number of participants, the withdrawal of some registrants has a relevant impact on the organization. As an example, the withdraw of 5 registrants out of a total of 30, it is the equivalent - in a granfondo - to the withdraw of 500 registrants of a total of 3,000.

However, we are also aware that, from the participant's point of view, unforeseen events and uncontrollable situations can happen within a time span of several months.

A 'cancellation insurance' is available (for extra 30€) which gives you the possibility of obtaining a 100% refund of the fee (150€) if you face specific circumstances that don't allow you to participate, namely a physical injury or illness, an unexpected unemployment situation or the death of a next of kin. The fee with the cancellation insurance is 180€ (150€ + 30€ = 180€). We will not refund you if you don't have a cancelation insurance. However, if we sold out - the 50 spots available - we will move your registration to the next edition.

The 'cancelation insurance' is actually a fund supported by the contributions of the participants who activated it, The 'cancellation insurance' will ensure the refund of the fee under the following conditions:

- due to physical injury or illness that doesn't allow you the participation; an unexpected unemployment situation for the participant; or the death of a next of kin;

- presentation of a document proving the valid situations, respectively: medical certificate justifying the inability to participate in the event; document from the your national employment institution; death certificate;

- the value of 'cancellation insurance' is €30, with €5 of the €30 being used for banking and administrative management expenses;

- the refund is for the value of the fee and does not include the value of the 'cancellation insurance' itself (maximum refund of €150 per registrant);

- the total refund of the fee depends on the liquidity of the fund: for every 6 registrations with 'cancellation insurance', it is allowed the refund of 1 canceled registration;

- if there is not enough liquidity, the refund will be in the possible proportion (e.g. if there are 3 registrations with 'cancellation insurance' (€25 x 3) a refund of €75 of the fee will be given to 1 canceled registration);

- the refunds will be made after the event end date: from June 13 2024 to June 17 2024;

- if the participants' fund of the 'cancellation insurance' has liquidity after the all refunds, the amount will be saved and used to (co)finance the participation of people from groups with reduced representation (such as women or people from disadvantaged ethnic groups ) in the following edition of Heading SouthWest.

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